Delen agenda's en integratie kantoor met bouwplaatsen

Zwaluwe is opgericht in 1981 en is een regionaal bouwbedrijf met een diversiteit aan activiteiten: Deze activiteiten zijn nieuwbouw, renovatie, restauratie, projectontwikkeling en onderhoud zowel in woning- als utiliteitsbouw. Het bedrijf heeft vestigingen in Zevenbergschen – Hoek en Zwijndrecht.

Van oudsher was de focus sterk gericht op de optimalisatie van de werkzaamheden op de bouwplaatsen. Op een gegeven moment kwam het besef dat voor verdere verbeteringen een versterking van de ICT voorzieningen noodzakelijk was. Zo was er een grote wens om meer informatie te delen tussen de verschillende vestigingen maar ook met de uitvoerders op de bouwplaatsen

Op verzoek van Jan Vermunt, directielid van Zwaluwe, heeft Phylax ICT een inventarisatie uitgevoerd van de huidige voorzieningen. Op basis van de toenmalige situatie en de wensen heeft Phylax ook een advies opgesteld inclusief een kostenindicatie van de komende jaren, zowel qua investeringen als beheerskosten.

Na akkoord van de directie is Exchange 2007 geïmplementeerd. Dit is een zeer uitgebreide groupware oplossing met ondermeer oplossingen voor gedeelde agenda’s, taken en mailboxen. Voor de toegang tot applicaties is een terminal server geconfigureerd waardoor de vestigingen, uitvoerders en thuiswerkers alle informatie direct voorhanden hebben. Bovendien is het mogelijk gemaakt om via een webbrowser de mail te benaderen. Om de gebruikers het recht te geven altijd de nieuwste bijbehorende Outlook client te gebruiken zijn de licenties met een Microsoft software Assurance aangeschaft.

Dit project betekende een grote verandering in werkwijze voor de medewerkers. Na een gewenningsperiode is echter duidelijk dat de ingeslagen weg de juiste was. “Terug naar de oude situatie is eigenlijk geen optie, we zijn zo gewend geraakt aan de mogelijkheden dat we ons niet meer kunnen voorstellen hoe we het vroeger deden”, aldus Jan Vermunt.

Meer informatie over Bouwbedrijf Zwaluwe kunt u vinden op www.zwaluwebouw.nl.