De hele wereld werkt met een smartphone of tablet. Millennials zijn niet anders gewend dan een ‘connected’ samenleving. Maar in de juridische sector blijkt dat veel kantoren de IT-vernieuwingen niet kunnen bijhouden. Zij werken nog op ouderwetse niet-efficiënte manieren, wat leidt tot teleurstelling van hun cliënten en jonge medewerkers. Jammer, want zo komt de juridische sector niet van zijn stoffige imago af. Gelukkig zijn er slimme oplossingen voorhanden.

Uw cliënten verwachten meer

De samenwerking tussen advocatenkantoren en hun cliënten blijkt in de praktijk vaak ouderwets. Wij horen regelmatig van onze juridische klanten dat er niet efficiënt gewerkt wordt . Veel stukken worden nog uitgeprint terwijl dit niets toevoegt. Documenten worden opgeslagen op de eigen harde schijf: is dat wel veilig? Belangrijke correspondentie wordt verstuurd via e-mail: dat is onoverzichtelijk en ongestructureerd, zeker op de langere termijn. Bij grotere dossiers wordt samengewerkt met meerdere partijen in een projectgroep: niemand weet wat de laatste versie is van een overeenkomst en het is onduidelijk wie wat heeft aangepast. Regelmatig leidt dit tot frustratie.

Cliënten zijn vanuit samenwerkingen in andere branches gewend aan modernere processen en verwachten ook hier een logische en actuele informatiestroom. Hetzelfde geldt voor jongere medewerkers, die tijdens hun opleiding gewend waren aan actuele werkwijzen. Maar helaas, veel juridische kantoren kunnen de IT-vernieuwingen niet bijhouden. Geldt dit ook voor uw kantoor?

Moderniseren is noodzakelijk

Regelgeving als de AVG (GDPR) dwingen de sector om slimmer, veiliger en transparanter te werken. Toch blijkt dit lang niet altijd te gebeuren. Wij hoorden onlangs een jurist zeggen: “We zitten met z’n allen aan cliënten te adviseren dat ze AVG-compliant moeten werken, maar zelf doen we dat nog allerminst”. Hoe legt u bijvoorbeeld aan uw cliënten uit dat hun documenten weleens worden opgeslagen in een gratis tool als Dropbox? Wordt het niet eens tijd om het goede voorbeeld te gaan geven?

Dat cliënten steeds meer behoefte hebben aan snelle en voordelige oplossingen voor hun juridische problemen, blijkt wel uit het feit dat er steeds meer selfservice apps voor juridische diensten ontwikkeld worden. Natuurlijk zijn wij geen voorstander van gestandaardiseerde contracten, maar het laat duidelijk de behoefte zien van de moderne mens. En ook in de rechtspraak is de behoefte aan digitalisering aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan de invoering van KEI. Jammer is, dat ook dit proces spaak is gelopen.

Administratief gedoe

Ook intern in uw kantoor zijn er genoeg signalen die aantonen dat er behoefte is aan een modernere manier van werken. Niemand heeft behoefte aan administratief gedoe of technisch geneuzel. Hooggekwalificeerde medewerkers zouden zich niet (meer) moeten bezighouden met banale handelingen als het heen en weer sturen van mailtjes of het slepen van documenten van de ene naar de andere applicatie. Hoe mooi zou het zijn als uw documentmanagementsysteem, uw cliëntendossier, uw urenregistratie en uw CRM-systeem naadloos zouden samenwerken? Dat is echt geen utopie!

Maatwerk oplossingen voor de jurist

Een systeem waarin alle leden van een projectteam (dus interne én externe stakeholders) samenwerken, documenten delen en wijzigingen eenvoudig terugvinden, waarin alle correspondentie over het project overzichtelijk is weergegeven en waarin ondertussen de werkuren worden geregistreerd. Een systeem dat online én offline werkt, op welke locatie u maar wilt (dus ook als u even snel iets wilt opzoeken onderweg of thuis op de bank) en vanaf ieder device: desktop, laptop, tablet en smartphone. Die efficiënte omgeving, de maatwerkoplossing die naadloos is afgestemd op het primaire proces van de jurist, die bestaat al.
Met die oplossing werken uw mensen gestructureerd en efficiënt. Ze komen sneller tot de kern van de zaak. En misschien nog wel belangrijker: het systeem is veilig, zodat u AVG-compliant werkt.
IT-oplossingen voor advocaten
De afgelopen jaren hebben wij gefocust op de advocatuur. We hebben ons verdiept in de wensen en behoeften van de jurist. Inmiddels ondersteunen we ruim 30 advocatenkantoren in het efficiënter maken en het automatiseren van hun werkprocessen. En met succes. De specifieke kennis die wij hebben opgedaan over de juridische branche, willen we graag met u delen.

Daarom gaan we de komende tijd blogs delen. We nemen u de komende tijd mee in de ontwikkelingen en trends binnen de IT en dan specifiek voor de juridische branche. We leggen uit hoe u uw samenwerkingen kunt optimaliseren. We laten zien hoe IT-oplossingen kunnen bijdragen aan het ‘connecten’, zowel intern als met uw klanten. Hoe u efficiënter kunt werken, zonder dat er aanpassingen nodig zijn aan uw infrastructuur. Zonder veel IT-beheer, langdurige contracten of grote investeringen. Onderwerpen die ingaan op veranderingen die de huidige manier van samenwerken volledig gaan ontwrichten. Wilt u op de hoogte blijven? Volg ons dan en schrijf u in op de komende nieuwsbrieven!